Oft begnet mir in Gesprächen und Vorträgen die irrige Meinung, dass noch viele Menschen das Internet nicht sehr intensiv nutzen würden. Weit gefehlt, kann ich da nur sagen:

75% aller Deutschen über 14 Jahre, nutzen das Internet.

Vielleicht ist das aber immer auch eine Schutzbehauptung. Oder ein Augenverschließen vor der unliebsamen Tatsache, wenn man mit seinem Unternehmen keine Homepage hat oder nicht in den Sozialen Netzwerken unterwegs ist.

Hier die aktuellen Internet-Strukturdaten der Forschungsgruppe Wahlen, vom I. Quartal 2012:

Ein Klick auf die Grafik oder hier, bringt Sie zum ganzen Artikel bei der Forschungsgruppe Wahlen.

Gerade komme ich von einer Dame, ca. 75 Jahre, die in diesem verwunschenen, unter Denkmalschutz stehendem, Fachwerkhaus lebt. Von innen ganz wunderbar!

Auf meine Frage, wie sie auf malerdeck aufmerksam wurde, antwortete sie mir: „Ich bin viel im Internet unterwegs. Das macht mir großen spaß!!“ Anerkennend meinte sie noch:  „Und über Sie kann man ja sehr viel lesen.“

Die Dame hat selbstverständlich eine eigene Emailadresse, über die ich ihr noch heute Mittag mein Angebot über die gewünschten Malerarbeiten schicke.

Ergänzung am 21.06.2012:

Noch gestern Abend, um 19:18 Uhr per Email, hat die nette Dame den Auftrag erteilt. 🙂

Die 5 besten Methoden gegen unerledigte Korrespondenz

Ein Teufelskreis: Je älter die Briefe sind, desto schwerer fällt es einem, sich zur Beantwortung aufzuraffen. Gleichzeitig macht der hohe Stapel „dringend erledigen!“ mutlos, die aktuell eingehenden Schreiben gleich zu erledigen. Und so wird der demotivierende Papierberg immer höher. Mit dem folgenden System zur Arbeitsorganisation schlagen Sie Ihrem inneren Schweinehund aber ein Schnippchen.

 1. Neu anfangen

Lassen Sie sich durch Ihre eigenen Altlasten nicht entmutigen. Beginnen Sie heute, eingehende Post (wenn irgend möglich) sofort zu beantworten. Untersuchungen zeigen immer wieder: Die besten Ideen für eine Antwort haben Menschen beim unmittelbaren 1. Lesen eines Schreibens. Stellen Sie um auf die unumstößliche Priorität: Was neu ist, hat Vorrang. Platzieren Sie den Stapel mit der alten Post daher außerhalb Ihres Blickfelds, am besten hinter sich.

2. Platz-Geiz

Betrachten Sie Ihren Schreibtisch als Ihren intimen, persönlichen Bereich. Stellen Sie um auf Exklusivität: Auf Ihre Arbeitsplatte darf nur, was Ihr höchstes Ansehen genießt. Lesen Sie eingehende Post, auch Werbung, aber lassen Sie (zur Beantwortung oder zur späteren Ablage) nur das wirklich Wesentliche auf Ihre höchstpersönliche Arbeitsfläche. Reißen Sie aus Prospekten und Zeitschriften nur die Seiten heraus, die von bleibender Wichtigkeit sein könnten. Alles andere wandert in den Papierkorb. Werfen Sie Umschläge grundsätzlich weg, wenn der Absender auf dem Schreiben vermerkt ist. So lassen sich anfangs entmutigend dicke Eingangsstapel in der Regel um bis zu 90% vermindern.

3. Mut zur Unvollkommenheit

Der Hauptgrund für Post-Aufschieberitis: Sie wollen so ausführlich, fundiert und perfekt antworten, dass Ihnen dazu momentan die Zeit fehlt und Sie das Ganze vertagen. Aber dann kommt etwas dazwischen, und aus der guten Absicht wird nichts – nun ist Ihre Antwort weder schnell noch perfekt! Stellen Sie um auf Tempo: Beeindrucken Sie Ihre Briefpartner durch die Schnelligkeit Ihrer Antwort, nicht durch deren Länge, Schönheit und vollendete Form.

4. Erbarmungslos entsorgen

Nehmen Sie sich jetzt Ihren angestaubten Poststapel vor. Werfen Sie alle Briefe weg, die älter sind als 1/2 Jahr. Wer so lange von Ihnen keine Antwort bekommen und sich nicht beschwert hat, der hat Sie vergessen. Wenn Sie trotzdem noch reagieren, kratzen Sie nur alte Wunden auf. Stellen Sie um auf Gegenwart.

Packen Sie auch alle Vorgänge fort, bei denen Termine bereits deutlich überschritten wurden. Schreiben Sie keine Entschuldigungsbriefe, mit denen Sie beim Adressaten womöglich neue Hoffnungen wecken. Sehen Sie der Sache ehrlich ins Auge: Jeder aufgeschobene Brief steht für eine Tätigkeit, die Sie in Ihrem Innersten eigentlich ablehnen.

So gesehen, können Sie Ihren unerledigten Schreiben sogar dankbar sein. Stellen Sie bei Ihrer Arbeitsorganisation um auf Realismus: So negativ Unerledigtes ist, es hat auch eine reinigende Wirkung.

5. Kein Tag ohne

Selbst nach schonungslosem Aussortieren wird ein Stapel mit Briefen übrig bleiben, die Sie noch bearbeiten müssen. Stellen Sie um auf Einfachheit: Machen Sie keine großen Pläne, in einem Gewaltakt wie Herkulesalles vom Tisch zu bekommen. Erledigen Sie pro Tag einen einzigen Vorgang von dem Stapel mit Unerledigtem, nicht mehr.

Wenn Sie den einen geschafft haben, klopfen Sie sich auf die Schulter, belohnen Sie sich mit einer kleinen Aufmerksamkeit. Freuen Sie sich, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.

simplify-Sofort-Tipp für Ihre Arbeitsorganisation

So besiegen Sie Ihren inneren Schweinehund

Probieren Sie es aus: Beantworten Sie einen aktuellen Vorgang so schnell Sie können: von Hand auf das Original und dann zurückfaxen, eine kurze E-Mail, ein Sofort-Anruf. Setzen Sie sich ein Zeitlimit von maximal 4 Minuten, und sehen Sie auf die Uhr.

Stellen Sie um auf Schumi-Stil:
Nicht die Eleganz Ihrer Schreibkünste zählt, sondern allein die Tatsache, als Erster durchs Ziel zu gehen.

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.

Arbeitsorganisation: Vereinfachen Sie Ihre Post – Teil 1

Die „Gelbe Post“ mit Briefpapier und Umschlag geht im Zeitalter von E-Mail und Fax immer mehr zurück. Aber ganz vermeiden lässt sie sich nicht, und das ist eigentlich gut so.

Denn im Vergleich zu einer flüchtigen E-Mail bekommt ein schöner Brief einen ganz neuen Wert. Damit sich der zeitliche Aufwand in Grenzen hält, hilft ein wenig Arbeitsorganisation.

Briefmarken en gros

Kaufen Sie Briefmarken nicht einzeln oder in Kleinstmengen. Sparen Sie sich die Zeit, immer wieder beim Postamt anzustehen oder den Automaten aufzusuchen. Besorgen Sie einen Vorrat für mehrere Monate. Auch wenn Sie dabei zunächst tiefer in die Tasche greifen müssen: Sie sparen Zeit und vermeiden unnötige Wege.

Als Selbstständiger profitieren Sie zusätzlich dieser Arbeitsorganisation, da nicht so viele Quittungszettel verbucht werden müssen. Sie dürfen die Briefmarken bei der Anschaffung in voller Höhe steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen.

Arbeitsorganisation: Vereinfachen Sie Ihre Post – Teil 2

 Brieföffnen im simplify-Stil

Wenn Sie viel Briefpost zu öffnen haben, sparen Sie mit dem folgenden System Zeit:

1. Legen Sie alle Umschläge so vor sich, dass die zu öffnende Seite oben liegt und nachrechts (Linkshänder: nach links) zeigt. Jedes Format (DIN lang, DIN A5, DIN A4) bekommt einen eigenen Stapel.
2. Fügen Sie die Stapel zu einem einzigen zusammen. Die großen Formate unten, die kleinen oben.
3. Öffnen Sie alle Umschläge nacheinander und ohne Unterbrechung mit einem scharfen Briefmesser. Öffnen Sie sie nur, nehmen Sie noch nichts heraus!
4. Der Brieföffner hat seine Pflicht getan. Im nächsten Arbeitsgang leeren Sie die Umschläge. Achtung: Inhalte noch nicht entfalten sondern zunächst kreuzweise aufeinander legen. Kurz nachsehen, ob im Umschlag etwas haften geblieben ist; leere Umschläge ebenfalls auf einen Haufen.
5. Jetzt liegt Ihre gesamte Post lesebereit vor Ihnen. Nun folgen das Sichten und Vorsortieren der Post. Sortierkriterien können zum Beispiel sein: wegwerfen, delegieren, Termin, Ablage, Archiv, Wiedervorlage, heute noch reagieren per Brief, Fax, Telefon oder E-Mail.
6. Ergänzen Sie den Stapel leerer Umschläge mit der Post, die Sie zum Wegwerfen bestimmt haben. Mit einem einzigen Handgriff schaffen Sie nun den Papiermüll Ihres gesamten Posteingangs vom Tisch.

Hans-Ulrich Meißner

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.

Zwei Tweets vom 15.06.2012. Berühmt oder nicht berühmt, darüber kann ich schmunzeln und mich natürlich auch freuen. 🙂

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🙂  🙂

Am Dienstag dieser Woche, war dieses Kuvert bei der Post. Bei einem schwarzen Trauerrand, schwant einem ja schon nichts Gutes.

Ahnungsvoll öffnete ich das Kuvert. Eine Dame teilt uns den Tod ihres Mannes mit, der vor drei Monaten verstarb. Grund ist der Geburtstagsreim, den der alte Herr vor ein paar Tagen zu seinem Geburtstag von uns erhielt.

„Den lieben Geburtstagsgruß, werde ich in Ehren halten“, schreibt die Dame anrührend. Das klingt für mich so, als hätte ihr dieser Glückwunsch trotzdem etwas Trost gebracht.

Wenn Sie meine Strategie der Geburtstagreime nicht kennen, können Sie sie hier nachlesen: Mundpropaganda durch gereimte Geburtstagsbriefe.

Rasenmähen am Samstag, vorher und nachher. 🙂

Gestern Morgen stellte ich fest, dass an einem Fallrohr unserer Lagerhalle außen Wasser herunter lief. Bei genauerem Hinsehen, sah ich mindestens ein Loch im Fallrohr.

Also rief ich um 8.15 Uhr bei der Blechnerei Walter Schmitt an und schilderte den Schaden. Man wolle sich noch heute darum kümmern, versprach man mir. Und siehe da, um 14:00 Uhr fuhr ein Fahrzeug der Firma Schmitt auf unser Gelände.

Der Chef und ein Mitarbeiter machten sich gleich an dem Fallrohr zu schaffen. Als ich am späten Nachmittag von meinen Terminen zurück kam, glänzte das neue Fallrohr bereits wieder dicht in der Sonne. 🙂

Lieber Walter Schmitt, vielen Dank
für die prompte Erledigung!

Wer schon einmal einen Festplattencrash erlebte und keine Datensicherung hatte weiß, wovon ich rede. Hier schildere ich Ihnen einmal kurz, wie wir unsere Daten sichern und wie schnell und einfach das geht.

Unser Server sichert täglich automatisch. Einmal die Woche, wird die letzte und vorletzte Sicherung auf eine externe Festplatte kopiert und kommt in den brandsicheren Tresor. So sind die meisten Daten sicher.

Nicht aber, die Daten der einzelnen Arbeitsplätze, bzw. deren lokale Festplatten. Die werden ebenfalls auf eine externe Festplatte gesichert. Bei uns z.B. auf Toshiba Store.E Alu, mit bis zu 2TB. Preis ca. € 80,00 bis € 100,00.

Einfach bei www.Idealo.de den günstigsten Preis suchen lassen. Die Platte benötigt keinen eigenen Stromanschluss, wird per USB angeschlossen, ist klein und sehr schnell.

Ein Klick auf die Grafiken, bringt Sie zum jeweiligen Produkt.

Acronis True Image

Als Software verwenden wir Acronis True Image 2012. In diversen Tests, die ich nachlas, schnitt diese Software als beste ab. Preis, ca. € 50, 00. Besten Preis ebenfalls bei www.Idealo.de suchen lassen.

An meinem Rechner, lasse ich z.B. alle zwei Stunden automatisch eine Komplettsicherung machen. Im Fall des Falles, kann ich sehr schnell alle Daten wieder herstellen. Das funktioniert wirklich sehr einfach und wir sind auf der sicheren Seite.

An meinem Rechner zuhause und am Laptop, sichere ich mit einer kostenlosen Software. Diese Software hat in diversen Tests als die beste der kostenlosen Softwars abgeschnitten. Nennt sich Ocster Backup: Freeware Windows Edition. Der Link geht zum kostenlosen herunterladen.

Das Geschilderte ist alles in kurzer Zeit eingerichtet, kostet nicht viel Geld und Ihre Daten sind stets sicher!

Sind die Daten nicht gesichert und eine Festplatte gibt ihren Geist auf, kann das tagelanger Stillstand im Unternehmen bedeuten. Und das kann teuer werden.

Ganz sicher gibt es noch andere Methoden, das ist eben die unsrige. 🙂

Wenn ich es nicht  immer wieder selbst erleben würde, könnte ich es nicht glauben. Aber dieser Wahnsinn ist in unserer Branche fast Alltag.

Der „Fall“: Händler bringt Anfang der Woche eine neue Kollektion „Design-Bodenbelag zur kreativen Raumgestaltung“ von M-Plus vorbei. Im Bild links abgebildet.

Just hatte ich eine Kundin, die so einen Belag suchte. Im Vorfeld abgesprochen, den Belag am kommenden Montag oder Dienstag zu verlegen.

Kundin freut sich, über den schnellen Termin und ist schon am räumen. Heute mit Kollektion dort, um Belag auszusuchen. Danach beim Händler bestellt.

Und welche „wahnsinnige“ Überraschung erlebte ich wieder einmal? Der Belag wird beim Hersteller erst ab dem 21. Juli produziert! So die Information des Händlers.

Darauf wurde bei Kollektionsübergabe natürlich nicht hingewiesen. Einfach nur mega-traumhaft.

Das gesamte zeitaufwändige Programm ist nun angelaufen:

• Mit Kundin telefoniert. besprochen, nach Alternativen zu suchen.
• Mit Händler mehrfach telefoniert, nach Alternativen gesucht.
• Beim Händler gewesen, gemeinsam Alternativen angesehen.
• Teureren Belag – ähnlich – gefunden.
• Mehrkosten bleiben an mir hängen.
• Wieder mit Kundin telefoniert, dass Händler die Alternativkollektion vorbeibringt. Vielen Dank an Herrn Martin B.
• Morgen auf Entscheidung von Kundin warten, ob Alternativbelag gefällt.
• Danach den kommenden Montag personalmäßig neu disponieren.

Alles so unnötig, wie ein Sandkasten in der Wüste!  Man hat als Handwerksunternehmer ja sonst nichts zu tun! 🙁

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und es gibt nichts, was es nicht gibt. Eben der Anruf einer alten Dame:

„Guten Morgen, Herr Deck. Sie haben mir vor 25 Jahren eine so tolle Rosentapete tapeziert. Die hat sich wunderbar gehalten. Ich ziehe in eine neue Wohnung. Können Sie die Tapete bitte entfernen und mir in der neuen Wohnung wieder tapezieren?“

Auf meinen Hinweis, dass das leider nicht geht, da die Tapete beim Entfernen in kleinen Fetzen ist, meinte die alte Dame:

„Man kann doch aber so viel heute machen. Es werden Jahrtausende alte Dinge wieder zusammengesetzt. Warum geht das bei der Tapete nicht? An die Tapete habe ich mich so gewöhnt und ich will sie so gerne in meiner neuen Wohnung haben.“

Geduldig und freundlich erklärte ich der netten Dame ausführlich die Gründe, warum das nicht geht. Danach empfahl ich ihr einen Großhändler, bei dem sie sich nun einmal in den Tapetenkollektionen umschaut.

Diese Frage wurde mir zwar noch nie gestellt. Dafür aber eine andere Frage fast ständig: „Gibt es diese Tapete noch?“ Der Mensch ist halt doch ein Gewohnheitstier! 😉

Dazu noch ein typisches Beispiel.