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Arbeitsorganisation: Stressfaktor alte Post

Autor: malerdeck am 18. Juni 2012

Die 5 besten Methoden gegen unerledigte Korrespondenz

Ein Teufelskreis: Je älter die Briefe sind, desto schwerer fällt es einem, sich zur Beantwortung aufzuraffen. Gleichzeitig macht der hohe Stapel „dringend erledigen!“ mutlos, die aktuell eingehenden Schreiben gleich zu erledigen. Und so wird der demotivierende Papierberg immer höher. Mit dem folgenden System zur Arbeitsorganisation schlagen Sie Ihrem inneren Schweinehund aber ein Schnippchen.

 1. Neu anfangen

Lassen Sie sich durch Ihre eigenen Altlasten nicht entmutigen. Beginnen Sie heute, eingehende Post (wenn irgend möglich) sofort zu beantworten. Untersuchungen zeigen immer wieder: Die besten Ideen für eine Antwort haben Menschen beim unmittelbaren 1. Lesen eines Schreibens. Stellen Sie um auf die unumstößliche Priorität: Was neu ist, hat Vorrang. Platzieren Sie den Stapel mit der alten Post daher außerhalb Ihres Blickfelds, am besten hinter sich.

2. Platz-Geiz

Betrachten Sie Ihren Schreibtisch als Ihren intimen, persönlichen Bereich. Stellen Sie um auf Exklusivität: Auf Ihre Arbeitsplatte darf nur, was Ihr höchstes Ansehen genießt. Lesen Sie eingehende Post, auch Werbung, aber lassen Sie (zur Beantwortung oder zur späteren Ablage) nur das wirklich Wesentliche auf Ihre höchstpersönliche Arbeitsfläche. Reißen Sie aus Prospekten und Zeitschriften nur die Seiten heraus, die von bleibender Wichtigkeit sein könnten. Alles andere wandert in den Papierkorb. Werfen Sie Umschläge grundsätzlich weg, wenn der Absender auf dem Schreiben vermerkt ist. So lassen sich anfangs entmutigend dicke Eingangsstapel in der Regel um bis zu 90% vermindern.

3. Mut zur Unvollkommenheit

Der Hauptgrund für Post-Aufschieberitis: Sie wollen so ausführlich, fundiert und perfekt antworten, dass Ihnen dazu momentan die Zeit fehlt und Sie das Ganze vertagen. Aber dann kommt etwas dazwischen, und aus der guten Absicht wird nichts – nun ist Ihre Antwort weder schnell noch perfekt! Stellen Sie um auf Tempo: Beeindrucken Sie Ihre Briefpartner durch die Schnelligkeit Ihrer Antwort, nicht durch deren Länge, Schönheit und vollendete Form.

4. Erbarmungslos entsorgen

Nehmen Sie sich jetzt Ihren angestaubten Poststapel vor. Werfen Sie alle Briefe weg, die älter sind als 1/2 Jahr. Wer so lange von Ihnen keine Antwort bekommen und sich nicht beschwert hat, der hat Sie vergessen. Wenn Sie trotzdem noch reagieren, kratzen Sie nur alte Wunden auf. Stellen Sie um auf Gegenwart.

Packen Sie auch alle Vorgänge fort, bei denen Termine bereits deutlich überschritten wurden. Schreiben Sie keine Entschuldigungsbriefe, mit denen Sie beim Adressaten womöglich neue Hoffnungen wecken. Sehen Sie der Sache ehrlich ins Auge: Jeder aufgeschobene Brief steht für eine Tätigkeit, die Sie in Ihrem Innersten eigentlich ablehnen.

So gesehen, können Sie Ihren unerledigten Schreiben sogar dankbar sein. Stellen Sie bei Ihrer Arbeitsorganisation um auf Realismus: So negativ Unerledigtes ist, es hat auch eine reinigende Wirkung.

Alte Poststapel lähmen

5. Kein Tag ohne

Selbst nach schonungslosem Aussortieren wird ein Stapel mit Briefen übrig bleiben, die Sie noch bearbeiten müssen. Stellen Sie um auf Einfachheit: Machen Sie keine großen Pläne, in einem Gewaltakt wie Herkulesalles vom Tisch zu bekommen. Erledigen Sie pro Tag einen einzigen Vorgang von dem Stapel mit Unerledigtem, nicht mehr.

Wenn Sie den einen geschafft haben, klopfen Sie sich auf die Schulter, belohnen Sie sich mit einer kleinen Aufmerksamkeit. Freuen Sie sich, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.

simplify-Sofort-Tipp für Ihre Arbeitsorganisation

So besiegen Sie Ihren inneren Schweinehund

Probieren Sie es aus: Beantworten Sie einen aktuellen Vorgang so schnell Sie können: von Hand auf das Original und dann zurückfaxen, eine kurze E-Mail, ein Sofort-Anruf. Setzen Sie sich ein Zeitlimit von maximal 4 Minuten, und sehen Sie auf die Uhr.

Stellen Sie um auf Schumi-Stil:
Nicht die Eleganz Ihrer Schreibkünste zählt, sondern allein die Tatsache, als Erster durchs Ziel zu gehen.

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.

Alltag vereinfachen: Arbeitsorganisation – Vereinfachen Sie Ihre Post • Brieföffnen im simplify-Stil

Autor: malerdeck am 18. Juni 2012

Arbeitsorganisation: Vereinfachen Sie Ihre Post – Teil 1

Arbeitsorganisation, verbessern und vereinfachen

Die „Gelbe Post“ mit Briefpapier und Umschlag geht im Zeitalter von E-Mail und Fax immer mehr zurück. Aber ganz vermeiden lässt sie sich nicht, und das ist eigentlich gut so.

Denn im Vergleich zu einer flüchtigen E-Mail bekommt ein schöner Brief einen ganz neuen Wert. Damit sich der zeitliche Aufwand in Grenzen hält, hilft ein wenig Arbeitsorganisation.

Briefmarken en gros

Kaufen Sie Briefmarken nicht einzeln oder in Kleinstmengen. Sparen Sie sich die Zeit, immer wieder beim Postamt anzustehen oder den Automaten aufzusuchen. Besorgen Sie einen Vorrat für mehrere Monate. Auch wenn Sie dabei zunächst tiefer in die Tasche greifen müssen: Sie sparen Zeit und vermeiden unnötige Wege.

Als Selbstständiger profitieren Sie zusätzlich dieser Arbeitsorganisation, da nicht so viele Quittungszettel verbucht werden müssen. Sie dürfen die Briefmarken bei der Anschaffung in voller Höhe steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen.

Arbeitsorganisation: Vereinfachen Sie Ihre Post – Teil 2

 Brieföffnen im simplify-Stil

Wenn Sie viel Briefpost zu öffnen haben, sparen Sie mit dem folgenden System Zeit:

Arbeitsorganisation vereinfachen
  1. Legen Sie alle Umschläge so vor sich, dass die zu öffnende Seite oben liegt und nachrechts (Linkshänder: nach links) zeigt. Jedes Format (DIN lang, DIN A5, DIN A4) bekommt einen eigenen Stapel.
  2. Fügen Sie die Stapel zu einem einzigen zusammen. Die großen Formate unten, die kleinen oben.
  3. Öffnen Sie alle Umschläge nacheinander und ohne Unterbrechung mit einem scharfen Briefmesser. Öffnen Sie sie nur, nehmen Sie noch nichts heraus!
  4. Der Brieföffner hat seine Pflicht getan. Im nächsten Arbeitsgang leeren Sie die Umschläge. Achtung: Inhalte noch nicht entfalten sondern zunächst kreuzweise aufeinander legen. Kurz nachsehen, ob im Umschlag etwas haften geblieben ist; leere Umschläge ebenfalls auf einen Haufen.
  5. Jetzt liegt Ihre gesamte Post lesebereit vor Ihnen. Nun folgen das Sichten und Vorsortieren der Post. Sortierkriterien können zum Beispiel sein: wegwerfen, delegieren, Termin, Ablage, Archiv, Wiedervorlage, heute noch reagieren per Brief, Fax, Telefon oder E-Mail.
  6. Ergänzen Sie den Stapel leerer Umschläge mit der Post, die Sie zum Wegwerfen bestimmt haben. Mit einem einzigen Handgriff schaffen Sie nun den Papiermüll Ihres gesamten Posteingangs vom Tisch.

Hans-Ulrich Meißner

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.

simplify-Tipp: Arbeitsorganisation mit Koalition • Gemeinsam ist besser als einsam

Autor: malerdeck am 30. Januar 2012

Das Wort Koalition hat in unseren Medien einen negativen Beigeschmack: Jamaika, Ampel, große Koalition – nichts wirkt so richtig verführerisch. Aber warum?

Ohne Koalitionen geht es nicht, weder in der Politik noch in Ihrem Alltag. Suchen Sie sich als Koalitionspartner eine Freundin, einen Kumpel, den Nachbarn. Aktivieren Sie die Bekanntschaft mit einer Arbeitskollegin oder verabreden Sie sich mit Ihren eigenen Geschwistern. Sondierungsgespräche sind niemals tabu!

Sie haben’s besser als die Politiker: Bei Ihnen muss die K-Frage nicht entschieden werden, Ihr Koalitionsbündnis darf herrlich informell und vital sein und so Ihre Arbeitsorganisation erleichtern.

Gemeinsam ist besser als einsam

4 Hände packen besser zu

Putzen, Aufräumen, Ablage, Eintüten … Viele Arbeiten sind mühsam und langweilig – wenn Sie sie alleine tun müssen. Koalitions-Idee: Teilen Sie sich unangenehme Arbeiten. Was in der Einsamkeit nervt, bereitet zu zweit Freude und bietet eine prima Gelegenheit, sich auszutauschen. So fördern Sie die Arbeitsorganisation zusammen mit Ihrem sozialen Austausch.

simplify konkret: Wenn Ihre Nachbarin die Straße kehrt – bieten Sie Ihre Mithilfe an. Trinken Sie danach zusammen einen Kaffee. Schlagen Sie vor, sich vielleicht gegenseitig beim Entrümpeln der Keller zu helfen.

4 Augen sehen mehr

Nutzen Sie die Kraft der doppelten Aufmerksamkeit bei der Arbeitsorganisation. Arbeiten Sie zusammen, um Fehler zu minimieren und Chancen zu maximieren.

simplify konkret: Wenn Sie etwas geschrieben haben, das in irgendeiner Weise vervielfältigt werden soll – lassen Sie niemals Texte rausgehen, ohne dass ein anderer sie gegengelesen hätte. Sind Sie beim Einkaufen ein leicht verführbarer Schnäppchen-Junkie? Oder entscheiden Sie sich oft falsch? Sind Sie im Kaufhaus schnell genervt? Dann lassen Sie sich beim Shoppen begleiten. Zu zweit kaufen Sie klüger, modemutiger und mit mehr Freude ein. Die luxuriös wirkenden Kissenbezüge hätten Sie sich ohne die Ermutigung Ihrer Freundin sofort aus dem Kopf geschlagen.

Meinungsbildung im Team

Reden Sie über Geschmack. Darüber lässt sich bekanntlich nicht streiten – aber wirklich gutes Stilempfinden formt sich erst richtig im Dialog. Ein Gespräch unter Freunden ist inspirierend, eine Diskussion zwischen Mann und Frau kann ungeahnte Perspektiven eröffnen und der Arbeitsorganisation eine ganz neue Richtung geben.

simplify konkret: Seien Sie als (junger) Mann schlau genug, von in Stilfragen bewanderten Freundinnen zu lernen. Lassen Sie sich beim Einkauf nicht mitschleifen, sondern drehen Sie den Spieß um und lassen Sie sich beraten. Fragen Sie nach einer ehrlichen Meinung und nehmen Sie die kostenlose Schulung mit: „Passt mir die Hose?“, „Steht mir das Jackett?“ Profitieren Sie als Frau von der Sammelleidenschaft vieler Männer: Engagieren Sie Ihren Bruder als Reiseführer durch die besten Filme des letzten Jahrzehnts oder entdecken Sie mit Ihrem Freund Perlen der Jazzmusik.

Sie und Ihr Kompetenzteam

Ergänzen Sie sich gegenseitig. Sie müssen nicht alle Fachgebiete beherrschen, aber Sie sollten für jedes Ressort einen Experten kennen, der Ihnen hilft. Auch Sie haben Ministerien (zu deutsch: Aufgaben), die Sie nicht alle selbst leiten müssen. So wird die Arbeitsorganisation erst richtig effizient.

simplify konkret: Sie hören immer wieder, dass Sie Ihre alten Sachen bei eBay verkaufen sollten – haben aber keine Ahnung davon? Arbeiten Sie mit jemandem zusammen, der das kann. Vielleicht können Sie diesem Menschen durch die Fallstricke seiner Steuererklärung helfen? Lernen Sie voneinander, entwickeln Sie sich weiter. Trauen Sie sich, mit Freunden nicht nur zu feiern, sondern auch zu arbeiten und gemeinsam etwas zu bewegen. Viele erfolgreiche Selbstständige haben als lockere Koalition mit Freunden angefangen.

Autor: Werner Tiki Küstenmacher

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.

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