Alltag vereinfachen: Arbeitsorganisation – Vereinfachen Sie Ihre Post • Brieföffnen im simplify-Stil

Erstellt am 18. Juni 2012 von

Arbeitsorganisation: Vereinfachen Sie Ihre Post – Teil 1

Arbeitsorganisation, verbessern und vereinfachen

Die „Gelbe Post“ mit Briefpapier und Umschlag geht im Zeitalter von E-Mail und Fax immer mehr zurück. Aber ganz vermeiden lässt sie sich nicht, und das ist eigentlich gut so.

Denn im Vergleich zu einer flüchtigen E-Mail bekommt ein schöner Brief einen ganz neuen Wert. Damit sich der zeitliche Aufwand in Grenzen hält, hilft ein wenig Arbeitsorganisation.

Briefmarken en gros

Kaufen Sie Briefmarken nicht einzeln oder in Kleinstmengen. Sparen Sie sich die Zeit, immer wieder beim Postamt anzustehen oder den Automaten aufzusuchen. Besorgen Sie einen Vorrat für mehrere Monate. Auch wenn Sie dabei zunächst tiefer in die Tasche greifen müssen: Sie sparen Zeit und vermeiden unnötige Wege.

Als Selbstständiger profitieren Sie zusätzlich dieser Arbeitsorganisation, da nicht so viele Quittungszettel verbucht werden müssen. Sie dürfen die Briefmarken bei der Anschaffung in voller Höhe steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen.

Arbeitsorganisation: Vereinfachen Sie Ihre Post – Teil 2

 Brieföffnen im simplify-Stil

Wenn Sie viel Briefpost zu öffnen haben, sparen Sie mit dem folgenden System Zeit:

Arbeitsorganisation vereinfachen
  1. Legen Sie alle Umschläge so vor sich, dass die zu öffnende Seite oben liegt und nachrechts (Linkshänder: nach links) zeigt. Jedes Format (DIN lang, DIN A5, DIN A4) bekommt einen eigenen Stapel.
  2. Fügen Sie die Stapel zu einem einzigen zusammen. Die großen Formate unten, die kleinen oben.
  3. Öffnen Sie alle Umschläge nacheinander und ohne Unterbrechung mit einem scharfen Briefmesser. Öffnen Sie sie nur, nehmen Sie noch nichts heraus!
  4. Der Brieföffner hat seine Pflicht getan. Im nächsten Arbeitsgang leeren Sie die Umschläge. Achtung: Inhalte noch nicht entfalten sondern zunächst kreuzweise aufeinander legen. Kurz nachsehen, ob im Umschlag etwas haften geblieben ist; leere Umschläge ebenfalls auf einen Haufen.
  5. Jetzt liegt Ihre gesamte Post lesebereit vor Ihnen. Nun folgen das Sichten und Vorsortieren der Post. Sortierkriterien können zum Beispiel sein: wegwerfen, delegieren, Termin, Ablage, Archiv, Wiedervorlage, heute noch reagieren per Brief, Fax, Telefon oder E-Mail.
  6. Ergänzen Sie den Stapel leerer Umschläge mit der Post, die Sie zum Wegwerfen bestimmt haben. Mit einem einzigen Handgriff schaffen Sie nun den Papiermüll Ihres gesamten Posteingangs vom Tisch.

Hans-Ulrich Meißner

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.


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