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Schneller sichten, lesen und sortieren: Profi-Tipps für effektive E-Mail-Routinen

Autor: malerdeck am 29. Dezember 2011

Schnell und gezielt E-Mails sichten und entscheiden, was damit geschehen soll: Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei hohem Postaufkommen oder bei einem Rückstau nach längerer Abwesenheit.

Die Emailflut besser bewältigen

Allgemeine Tipps für das tägliche effektive E-Mail-Sichten

  •  E-Mails, die Sie per CC oder BCC lediglich zur Kenntnisnahme bekommen, haben keine Priorität, da Sie darauf ja nicht reagieren müssen. Sichten Sie solche Post deshalb immer als Letztes – oder gleich nach der Mittagspause, wenn Sie noch nicht wieder voll im Tritt sind.
  • Befreien Sie Ihr E-Mail-Programm vom Ballast großer Dateianhänge. Klicken Sie auf das Briefklammersymbol, um Ihre Post nach Anhängen zu sortieren. Sichern Sie wichtige An- hänge auf Ihrem Computer, indem Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf die Anlage(n) klicken und im Kontextmenü Speichern unter wählen. Anschließend löschen Sie die Anlagen (mit der rechten Maustaste draufklicken und Entfernen auswählen).
  • Alternativ können Sie bei Outlook und Outlook Express einfach die komplette E-Mail inklusive Anlage(n) mit der Maus in einen Ordner Ihrer Wahl ziehen (beispielsweise die Kun- denablage) und sie anschließend aus dem E-Mail-Programm löschen.
  • Leeren Sie den Papierkorb Ihres E-Mail-Programms nicht täglich, sondern nur alle 1 bis 2 Wochen. Falls Sie aus Versehen eine wichtige Nachricht dort „hineingelöscht“ haben, finden Sie sie im Notfall noch wieder. Oder legen Sie sich für E-Mails, bei deren Entfernung Sie zögern, einen zusätzlichen Müll-Ordner an, bei dem Sie monatlich den Vorvormonat löschen.
  • Wenn Sie ein Dokument zum Bearbeiten mit einem Partner mehrfach hin- und herschicken, dann bewahren Sie nur die letzte Fassung auf.

Spezial-Tipps für die schnelle Postbearbeitung nach längerer Abwesenheit

  • Nach einem Urlaub oder einer längeren Geschäftsreise sind viele Rundbriefe und Newsletter mit aktualitätsbezogenen Inhalten bereits veraltet. Löschen Sie diese Post umgehend.
  • Wer Ihnen vor Ihrer Abwesenheit geschrieben und nach 2 Wochen noch nicht nachgehakt hat, hat wahrscheinlich nichts wirklich Wichtiges gewollt. Überfliegen Sie solche Post aber sicherheitshalber, bevor Sie sie entfernen.
  • Beim Sichten der aufgelaufenen Post werden Sie auf Mitteilungen unterschiedlicher Priorität stoßen. Markieren Sie deshalb die dringlichsten und wichtigsten Nachrichten, auf die Sie noch heute reagieren wollen. Outlook Express: Klicken Sie mit der linken Maustaste neben der betreffenden E-Mail in die Spalte unter dem roten Fähnchen. Outlook: Verwenden Sie an derselben Stelle die rechte Taste, und wählen Sie im Kontextmenü Zur Verfolgung kennzeichnen. Um die markierten E-Mails übersichtlich zu sortieren, klicken Sie anschließend direkt auf das rote Fähnchen im oberen Spaltenbereich des Fensters.

Nutzen Sie die Sortierfunktion beim Lesen oder Ausmisten

Standardmäßig sind Ihre E-Mails nach Datum absteigend sortiert, sodass die neueste Post immer ganz oben in der Liste steht. Durch Klick auf eine der Spaltenbeschreibungen können Sie die Sortierfolge ändern. Machen Sie sich dies zunutze, indem Sie nach

  • Absender,
  • Empfänger,
  • Betreff oder
  • dem Vorhandensein von Anlagensortieren.

Auf diese Weise können Sie beispielsweise die gesamte Post eines bestimmten Absenders Zeit sparend lesen oder in einem Rutsch entfernen.

Autorin: Susanne Roth

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.

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