Das Buch „Die Bären-Strategie“ des Zeitplanungsexperten Lothar J. Seiwert ist ein Bestseller geworden. Anhand einer fröhlichen Geschichte mit vielen Tieren zeigt er die Grundregeln eines gelingenden Lebensplans. Seine Helden sind dabei Bären.

Die Bären-Strategie

Denken Sie sich Ihre Lebensvision aus

Greifen Sie mit beiden Tatzen nach den Sternen. Entwerfen Sie eine kühne Vision Ihres Lebens und zeichnen oder schreiben Sie auf, wie Sie sich Ihr Leben wünschen. Formulieren Sie daraus motivierende kleinere Lebensziele, die Sie auch erreichen können. Setzen Sie sich konkrete Etappenziele, was Sie bis wann erreicht haben wollen, um daran eine realistische Zeitplanung auszurichten.

Setzen Sie unnütze Hüte ab

Benutzen Sie Ihren Bärenverstand und verzetteln Sie sich nicht in Nebenrollen. Legen Sie Jobs, Ämter und Posten mutig ab, wenn Sie dadurch nicht eindeutig Ihren Zielen näher gebracht werden. Treten Sie auf die Bremse, um auf dem Weg zu bleiben. Seien Sie in Ihrem Leben nicht als Statist dabei, sondern spielen Sie die Hauptrolle. Dann werden Sie der Star.

Nutzen Sie Ihre kostbare Zeit

Lassen Sie sich von Zeitdieben keinen Bären aufbinden. Sie sind wie der Wolf im Schafspelz, liebreizend und sanft – aber hinterher merken Sie, dass Sie dadurch von Ihrem Pfad abgekommen sind. Ihre Zeit ist zu kostbar, um sie zu verschwenden. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Dinge Ihres beruflichen und privaten Lebens.

Planen Sie jeden Tag

Und zwar am Abend vorher, dann behalten Sie am Morgen schon die Bärenruhe. Teilen Sie Ihre Zeit klug ein, nutzen Sie die besten Stunden für Ihre wichtigsten Ziele. Mit nur 5 Minuten ernsthafter täglicher Planung gewinnen Sie jeden Tag 1 Stunde dazu. Bleiben Sie realistisch bei Ihrer Zeitplanung: Nehmen Sie sich für den nächsten Tag höchstens 70 % von dem vor, was Sie tatsächlich schaffen könnten.

Erledigen Sie das Wichtigste zuerst

Wer erfolgreich jagen will, denkt stets an die Beute. Konzentrieren Sie sich immer nur auf 1 Aufgabe. Setzen Sie klare Prioritäten, sonst stehen Sie nachher mit leeren Pfoten da. Erledigen Sie das Wichtigste immer zuerst. Und gönnen Sie sich abends Ihre wohlverdiente Bärenruhe.

Gönnen Sie sich Auszeiten

Wer nach der Bärenuhr lebt, tickt richtig. Wer erfolgreich jagen oder Honig sammeln will, braucht auch Zeit für Familie und Freunde. Wer nur arbeitet wie ein Tier, sieht irgendwann tierisch alt aus. Harte Arbeit braucht weichen Ausgleich: kräftig durchatmen, auf der faulen Bärenhaut liegen, über etwas anderes reden. Probier’s mal mit Gemütlichkeit!

Gewinnen Sie Zeit für Neues

Erledigen Sie nur das, was Sie wirklich weiterbringt. Verbannen Sie Überflüssiges aus Ihrem Leben. Begeistern Sie sich für neue Aufgaben, die Ihnen wirklich Spaß machen. Genießen Sie Ihre neu gewonnene Zeit wie süßesten Bienenhonig.

Nutzen Sie den Tag

Lassen Sie sich jeden Tag die Sonne auf den Pelz scheinen. Machen Sie aus jedem Tag einen glücklichen Tag. Feiern Sie jeden Tag ein kleines Fest. Nur wer jeden Tag so erlebt, als sei er ein ganz besonderer, kann das Leben wirklich genießen.

Verwirklichen Sie Ihre Träume

Was ist aus den Visionen vom ersten Absatz geworden? Vergießen Sie keine Tränen, wenn Sie etwas nicht erreicht haben, und lehnen Sie sich nicht zurück, wenn Sie etwas erreicht haben. Dass Sie Ihre Ziele noch nicht erreicht haben, heißt nicht, dass sie falsch waren! Mit klar definierten Visionen behalten Sie in der Hektik des Geschehens den Überblick. Verlieren Sie Ihr Lebensziel nie aus den Augen.

Lothar Seiwert, Die Bären-Strategie. Heyne Verlag, 2007. Auch als Hörbuch-CD erhältlich, amüsant gelesen von Ilja Richter, Hörproben: www.baeren-strategie.de.

Autor: Werner Tiki Küstenmacher

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.

Unverhofft kommt oft

Jeder kennt Zeiten, in denen es rundgeht. Problematisch wird’s jedoch, wenn Ihnen häufig oder permanent alles zu viel ist. Viele gestresste Zeitgenossen schieben die Schuld an diesem Zustand auf „Unerwartetes“ und „Ungeplantes“, das quasi schicksalhaft immer wieder über sie hereinbricht.

Doch oft haben sie sich selbst hoffungslos überbucht. Wir sagen Ihnen, wo die Fallen liegen und wie Sie sie mit realistischer Zeitplanung am besten umgehen.

„Der Tag hat 24 Stunden …

… und notfalls nehmen wir noch die Nacht dazu.“ Klar: eine Milchmädchenrechnung. Einer der wichtigsten Grundsätze guter Zeitplanung: Planen Sie Zeitpuffer für Unerwartetes ein. Das kann ein Papierstau am Kopierer sein, ein Autostau auf dem Heimweg, ein unangekündigter Besuch, der plötzliche Defekt Ihrer Waschmaschine … simplify-Tipp: Nehmen Sie jetzt Ihren Kalender in die Hand: Wo sind Ihre Zeitpuffer für morgen, für die kommende Woche und für den kommenden Monat? Finden Sie nicht genug davon, sollten Sie gleich mit dem Streichen beginnen.

1. Falle: Rosa Erinnerungen

Das Problem: Obwohl Sie es aus Ihrer Erfahrung heraus eigentlich besser wissen müssten, unterschätzen Sie den terminlichen oder zeitlichen Aufwand einer Sache völlig. simplify-Tipp: Helfen Sie Ihrem Gedächtnis anhand alter Terminkalender (oder eines Tagebuchs) auf die Sprünge. Blättern Sie nach: Wie oft sind Sie mit Ihrem Ältesten zum Kieferorthopäden gegangen? Wie viele zusätzliche Kundentermine hatten Sie letztes Jahr in Vertretung für den Kollegen Maier? Holen Sie sich die nackten Fakten ins Gedächtnis zurück – und auch, wie es Ihnen dabei ging.

2. Falle: Rosa Prognosen

Das Problem: Sie sind so begeistert von einer Idee, dass Sie nicht daran denken, wie viel Zeit Sie dafür brauchen: Den Vortrag bereiten Sie „locker in einer Stunde“ vor, und die Vorbereitungen für Ihren Geburtstagsbrunch schaffen Sie „fast nebenbei“. simplify-Tipp: Nutzen Sie Ihre Begeisterung, um sich nicht nur Ihr Ziel auszumalen, sondern auch den Weg dorthin. Stellen Sie sich vor, in welchen Läden Sie für Ihren Brunch einkaufen und was Sie alles in der Küche zu tun haben werden. Je mehr Details Ihnen dabei in den Sinn kommen, desto realistischer wird Ihre Zeitprognose ausfallen.

Schaffen wir das heute noch?

3. Falle: Termine als Bestätigung

Das Problem: Nur ein übervoller Terminkalender schenkt Ihnen die Gewissheit, dass Sie – beruflich und privat – gefragt sind. Damit dies auch so bleibt, sagen Sie bei allem zu, was sich Ihnen bietet. simplify-Tipp: Üben Sie, abzusagen und mit leeren Flecken im Kalender zu leben. Probieren Sie es erst im privaten Bereich aus (z. B. mit einem unverplanten Wochenende) und dann im Beruf (etwa indem Sie auf die Teilnahme an einer Tagung, einem Meeting verzichten). Sagen Sie sich selbst: „Ich bin wichtig und brauche keine Bestätigung durch viele Termine.“

4. Falle: Zu viele Zeitplanungsinstrumente

Das Problem: Neben Ihrem beruflich genutzten Zeitplaner führen Sie daheim noch einen Familien- und einen Geburtstagskalender. Ihre beruflichen Aufgaben verwalten Sie mithilfe mehrerer Ordnungsmappen, Ihre vielen privaten Erledigungen notieren Sie auf einer Vielzahl kleiner und großer Schmierzettel. simplify-Tipp: Verschaffen Sie sich eine bessere Übersicht, indem Sie Ihre Zeitplanung in eine Hand legen: in die Ihres Hauptzeitplaners, der alles wissen muss und den Sie immer griffbereit haben. Notieren Sie darin auch Ihre To-dos.

5. Falle: Vage Zusagen

Das Problem: Sie halten sich gern alle Möglichkeiten offen und sagen Termine oder die Übernahme von Aufgaben oft nur vage zu: „Wenn Not am Mann ist, kann ich schon mal mit anpacken.“ Rechnet Ihre Umgebung jedoch trotzdem fest mit Ihnen, fühlen Sie sich gezwungen, zu Ihrer Zusage zu stehen. simplify-Tipp: Treffen Sie für sich eine Entscheidung, und kommunizieren Sie diese (insbesondere ein „Nein“!) unmissverständlich. Müssen Sie erst andere Termine klären, vereinbaren Sie, bis zu welchem Zeitpunkt Sie Bescheid geben werden. Fragen Sie Ihrerseits nach, wenn andere sich Ihnen gegenüber unverbindlich geben: „Klappt der Termin definitiv?“, und machen Sie die Konsequenzen klar: „Wenn wir kurzfristig umplanen müssen, wird die Reise teuer.“

6. Falle: Zeit als Meer

Das Problem: Sie leben nach dem Motto „Als Gott die Zeit machte, hat er genug davon gemacht“ (Heinrich Böll, Irisches Tagebuch). Zeit ist für Sie wie ein großes Meer. simplify-Tipp: Denken Sie um. Sehen Sie Ihre Zeit als einen großen Bücherschrank. Ist das Regal voll, müssen Sie Bücher ausmisten, um neue einzustellen. Wenn Sie dagegen versuchen, Bücher mit Gewalt hineinzustopfen, werden manche beschädigt, und andere fallen hinten runter – möglicherweise die besonders wichtigen. Übrigens: Gerade wenn Sie gern spontan Bücher kaufen, sollten Sie etliche Regalbretter für „Neuzugänge“ reservieren.

Autorin: Dr. Ruth Drost-Hüttl

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.

Wo bleibt nur meine Zeit?

Der Schweizer Soziologe und Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto (1848–1923) beschrieb als Erster das Phänomen, dass überall auf der Welt ein Großteil der Aktivitäten auf einen Bruchteil der Akteure entfällt. Die Kombination 80 zu 20 erschien ihm besonders häufig (in vielen Ländern erwirtschaften 20 % der Bevölkerung 80 % des Nationaleinkommens).

Diese Zahl findet sich als „Pareto-Prinzip“ in vielen Bereichen: 20 % der Fischer fangen 80 % der Fische. Ein Verlag macht mit 20 % seiner Titel 80 % seines Umsatzes. Vor allem aber scheint das sogar im Privatleben zu gelten: 20 % unserer Erlebnisse und Tätigkeiten sind verantwortlich für 80 % unseres Glücks und unserer Zufriedenheit.

Gleichgültig, ob diese Zahl nun genau stimmt oder nicht: Die Mehrzahl Ihrer Zeit verbringen Sie mit Aktivitäten, die Sie nicht mögen, oder mit Menschen, die Sie nicht leiden können. Erstaunlicherweise nehmen die meisten Zeitgenossen das als selbstverständlich hin. Hier eine einfache Methode, mit der Sie Ihren Alltag revolutionieren können.

Ermitteln Sie Ihre Qualitätszeit

1. Schritt: Schreiben Sie auf ein Blatt Papier das Wort „Glück“ und darunter, welche Tätigkeiten Sie spontan mit diesem Gefühl verbinden. Hören Sie erst auf, wenn Sie 20 Sachen aufgelistet haben.

2. Schritt: Zählen Sie 10 Personen auf, in deren Gesellschaft Sie entspannt sind und sich wohl fühlen.

3. Schritt: Setzen Sie hinter jede Aktion und jede Person die Zahl der Stunden, die Sie in den letzten 14 Tagen damit/mit ihr verbracht haben. Zählen Sie alles zusammen.

4. Schritt: Seien Sie nicht zu entsetzt über das Ergebnis. Bei den meisten Menschen ist die Summe weit geringer als 40 Stunden – was 20 % entspräche, denn 14 Tage bedeuten etwa 200 Stunden verfügbare Zeit.

Steigern Sie Ihre Qualitätszeit

Wählen Sie sich 2 Aktivitäten und Personen aus Ihrer Liste aus, für die Sie innerhalb der nächsten 7 Tage mehr Zeit verwenden möchten. Es ist wirklich so einfach!

Planen Sie Qualitätszeit

Damit es nicht in Vergessenheit gerät: Verankern Sie für die nächsten 7 Tage in Ihrem Terminplaner täglich 1 Stunde für eine der Aktivitäten auf Ihrem Zettel, am besten am Anfang des jeweiligen Tages. Vereinbaren Sie außerdem mit einer der Personen von Ihrer Liste ein Treffen innerhalb der nächsten 7 Tage.

Was ist mit den Qualitätsverderbern?

Vielleicht sind Ihnen beim Aufstellen Ihrer Liste all die nervigen Tätigkeiten in den Sinn gekommen, mit denen Sie von dem abgelenkt werden, was Sie glücklich und zufrieden machen könnte. Es ist ein unerfreuliches Thema, solche Qualitätsbremser abzuschaffen, denn in der Regel wehren sich diese Aktivitäten mit Händen und Füßen dagegen.

Gehen Sie den positiven Weg: Indem Sie den Glück bringenden Stunden Priorität einräumen, bleibt für die nutzloseren Alltagsbeschäftigungen automatisch weniger Zeit übrig.

Im Wald boten sich mir zwei Wege und ich ging den, der weniger betreten war und das veränderte mein Leben. Robert Lee Frost

Autor: Werner Tiki Küstenmacher

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.

Die meisten Menschen haben einen voll gepackten Alltag. Aber nicht alle fühlen sich gestresst von der Herausforderung, verschiedenste Dinge unter einen Hut zu bekommen. Mit den folgenden Tipps wechseln Sie von den Gestressten zu den Gelassenen.

Gelassen beim Aufwachen

Stress: Sie geraten in Unruhe, sobald Sie an Ihren übervollen Tag denken.

simplify-Tipp: Stellen Sie den Wecker so früh ein, dass Sie noch ein paar Minuten liegen bleiben können. Lassen Sie den kommenden Tag vor Ihrem inneren Auge ablaufen – in „Zeitlupe“ statt auf „schneller Vorlauf“. Fangen Sie den Tag mit einem Gebet oder einer Meditation an. Sie werden gelassener, wenn Sie sich zum Größeren in Beziehung setzen – gleichgültig, ob Sie dabei Ihre eigenen Alltagssorgen vorbringen oder Ihren Blick auf das Leben anderer Menschen richten.

Gelassen beim Aufbruch

Stress: Die morgendliche Routine zu Hause artet immer in Hektik aus.

simplify-Tipp: Verlagern Sie einen Teil der Tätigkeiten auf den Abend. Richten Sie z. B. Ihre Kleidung (und die Ihrer Kinder) abends her, nachdem Sie den Wetterbericht gesehen oder gehört haben. Decken Sie schon abends den Frühstückstisch und senden Sie gute Gedanken an diesen Platz: Morgen dürfen wir hier wieder miteinander essen.

Immer gelassen bleiben

Stress: Sie müssen am Arbeitsplatz eine wichtige Sache eilig fertigstellen.

simplify-Tipp: Machen Sie diese Aufgabe zur Priorität Nr. 1, indem Sie alles andere liegen lassen und sich vor Unterbrechungen schützen: Telefon auf Anrufbeantworter stellen, ein großes Schild an die Tür, unmittelbare Mitarbeiter informieren, eventuell an einen anderen Ort wechseln.

Wichtig: Setzen Sie auch innerhalb dieser Aufgabe Prioritäten. Also etwa: Welche Teile der Präsentation müssen Sie sich genau überlegen, bei welchen können Sie notfalls improvisieren? Erledigen Sie erst das „Muss“, dann das „Kann“.

Gelassen angesichts ständiger Beanspruchung

Stress: In Ihrem Arbeitstag müssen Sie sich permanent auf neue Themen, andere Menschen, unterschiedliche Aufgaben einstellen.

simplify-Tipp: Schieben Sie zwischendurch immer wieder eine Tätigkeit ein, die Sie „ohne Kopf“ erledigen können und bei der der Erfolg gleich sichtbar ist – im Büro etwa die Ablage, in einer Werkstatt das Aufräumen. Sie können auch Ihren Feierabend mit einer solchen Aktivität beginnen: Rasen mähen, Ordnung machen.

Gelassen trotz Anspannung

Stress: Nach einem schwierigen Gespräch, etwa mit einem cholerischen Kollegen, einem Schwerkranken oder der pubertierenden Tochter, sind Sie körperlich verspannt.

simplify-Tipp: Lachen! Dadurch entkrampfen Sie Ihre Muskeln und bekommen Ihren Kopf zumindest für einen Moment sorgenfrei. Wenn Ihre Umgebung keinen Anlass dazu bietet, suchen Sie im Internet nach etwas Lustigem. Eher als unter „Witze“ werden Sie mit dem Google-Stichwort „Cartoons“ fündig.

Gelassen in Terminkonflikten

Stress: Die eine Besprechung dauert noch, dabei müssten Sie schon in der nächsten sein. Der neue Kundentermin ist zu einem Zeitpunkt angesetzt, zu dem Sie die Jungs zum Fußballturnier kutschieren sollten, usw.

simplify-Tipp: Gehen Sie am Wochenanfang Ihre Termine durch und überlegen Sie, wer Sie notfalls wo vertreten könnte. Es lässt sich mehr delegieren, als Sie denken (sogar der Besuch des Elternabends, wenn Sie sich von jemand anderem darüber berichten lassen).

Oft entstehen zeitliche Probleme, weil Sie sich für jemand anderen verfügbar halten. Sagen Sie daher nicht „Morgen Nachmittag können Sie mich anrufen“, sondern „Um 16 Uhr erwarte ich Ihren Anruf“. Notieren Sie in Ihrem Kalender auch die Termine anderer, die für Sie relevant werden könnten.

Gelassen in den Feierabend

Stress: Sie hetzen – in Gedanken noch voll bei der Arbeit – nach Hause. Dort erwartet Sie der häusliche Trubel, und am späten Abend sind Sie völlig hinüber.

simplify-Tipp: Notieren Sie sich vor dem Heimgehen kurz ein paar Gedanken zu Ihrem nächsten Arbeitstag. Legen Sie das Blatt auf Ihren Arbeitsplatz und sagen Sie laut zu sich: „Ich lasse meine Arbeit hier.“ Nutzen Sie den Heimweg, um sich (mit Musik oder Lektüre) auf andere Gedanken zu bringen. Nehmen Sie nach dem Abendessen eine Auszeit. Vereinbaren Sie z. B., dass Sie 10 Minuten Zeitung lesen dürfen, während die Kinder den Tisch abräumen. Dann wird es Ihnen leichter fallen, später den echten Feierabend zu genießen.

Autor: Werner Tiki Küstenmacher

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.