Wo ist nur meine Zeit geblieben?

Der Schlüssel zu erfolgreichem Zeitmanagement liegt in der geplanten Konzentration auf das wirklich Wichtige. Eigentlich führt der Begriff „Zeitmanagement“ in die Irre – denn die Zeit können Sie nicht managen. Sie verrinnt immer im gleichen Sekundentakt. Managen können Sie nur sich selbst. Jedes „Zeitproblem“ ist in Wirklichkeit ein Prioritätenproblem.

Der Kleinkram drängelt sich vor

Im Lauf der Zeit verblassen die großen Ziele und Träume. Stattdessen wird der Alltag zunehmend von dringenden Dingen regiert, die alle laut „Erledige mich!“ schreien, aber für Ihr Lebensziel unwichtig sind. Es geht zu wie in einem überfüllten Restaurant: Nur wer schreit, wird noch bedient.

Die entscheidende Ursache für mangelnde Effektivität und ein unzufriedenes Grundgefühl ist das Diktat der Dringlichkeit. Jeder will etwas von Ihnen, und zwar sofort. Folge: Sie schieben die großen Prioritäten Ihres Lebens beiseite. Der Kleinkram drängelt sich auf Platz 1. Das Geheimnis eines gelungenen Lebens: Geben Sie dem Vorrang, was wirklich zählt. Hier ein paar bewährte Hilfen:

Lassen Sie die wichtigen Dinge schreien

Geben Sie Ihren persönlichen Prioritäten den gleichen Raum wie dringenden Terminen: Nehmen Sie Ihren Kalender zur Hand und tragen Sie in jeder Woche (bis zum Jahresende) einen mindestens 1-stündigen Termin namens MMM ein. Das steht für „Meeting mit mir“ und bedeutet, dass Sie in dieser Zeit keine anderen Termine annehmen. Im wöchentlichen MM-Meeting kümmern Sie sich ausschließlich um Ihre langfristigen Prioritäten und lassen alle dringenden Sachen liegen. Das ist am Anfang hart, aber schon bald werden Sie die enorme Energie spüren, die davon ausgeht.

Vom Pizza-Express zum Restaurant

Bei dringenden Aufgaben reagieren Sie, ähnlich wie ein Pizza-Lieferservice, der 30 Minuten nach dem Anruf das Gericht beim Kunden abliefern muss. Wenn zu viele Bestellungen gleichzeitig hereinkommen, bricht das ganze System zusammen.

Ein Restaurant der gehobenen Kategorie lässt sich auf diese Arbeitsweise nicht ein. Es agiert: Hier muss der Gast reservieren, kann sich dann aber auf guten Service verlassen. Betrachten Sie sich in Ihrem Beruf nicht als Schnell-Bäcker, sondern als Gourmet-Koch, und machen Sie den Unterschied auch Ihren Kunden und Mitarbeitern klar. Sagen Sie vorher genau, wie viel Zeit Sie benötigen. Machen Sie dabei keine unrealistischen Versprechungen.

2. Sonntag

Eine alte Regel des Zeitmanagements ist das Einplanen von Pufferzeiten. In der Praxis funktioniert das selten – stets drängeln sich neue dringende Aufgaben in die von Ihnen freigehaltenen Lücken. Probieren Sie es mit einer radikaleren Lösung: Betrachten Sie 1/2 Wochentag als „2. Sonntag“, etwa den Mittwochnachmittag oder den Donnerstagvormittag. An diesem 1/2 Tag nehmen Sie keine Termine an. Widmen Sie sich in dieser Zeit Ihrer Vision. An Ihrem persönlichen Zweitsonntag kommen Sie viel eher auf die entscheidenden Ideen als während der hektischen Normaltage.

Autor: Werner Tiki Küstenmacher

Mit freundlicher Genehmigung des Orgenda Verlag. Quelle: simplify-Newsletter und simplify-Homepage.